Le Secrétaire général du gouvernement a confié au Laboratoire public d’innovation(LAPUI) le mandat d’identifier des leviers visant l’instauration d’une culture axée sur la gestion par résultats (GAR), la gestion de la performance et l’utilisation de l’information de performance par les gestionnaires. Après un an de travaux, l’équipe responsable de cette problématique présente, dans ce rapport, ses propositions innovantes.
Pour soutenir leur démarche, les 11 participants ont d’abord élaboré un questionnaire afin de recueillir de l’information concernant le degré d’adhésion et d’appropriation des gestionnaires aux principes de la GAR. Le questionnaire a été soumis à des personnes responsables de l’amélioration continue ou de la gestion de la performance d’une vingtaine de ministères et organismes (M/O). À la suite de cette cueillette d’information, la firme de sondage SOM a été mandatée afin de réaliser cinq groupes de discussion auprès de 24 gestionnaires et membres du personnel de différents M/O. Par la suite, des cellules d’innovation et des ateliers
de Design Thinking accompagnés de coachs agiles ont été réalisés. Des rencontres d’échanges et de validation auprès de hauts dirigeants provenant des secteurs publics et privés ont également été tenues.
Grâce aux consultations, l’équipe a identifié quatre leviers permettant d’appuyer davantage les dirigeants et les gestionnaires dans le pilotage en continu de la gestion de la performance :
1. Aligner : Pour appuyer les gestionnaires dans la gestion collective de la performance et favoriser l’alignement gouvernemental, il est proposé de constituer un forum des dirigeants de la GAR. Celui-ci serait composé de dirigeants de M/O de toute taille, de même que de dirigeants du secteur privé. Il pourrait s’agir d’un forum indépendant ou encore il pourrait être associé à une entité existante, telle que le Centre d’expertise des grands organismes (CEGO).
2. Soutenir et accompagner : Pour assurer le suivi, la compréhension et l’application de la GAR, il est proposé que l’offre d’accompagnement et de soutien du Secrétariat du Conseil du trésor auprès des M/O soit bonifiée. Ces bonifications seraient alimentées par des groupes consultatifs de gestionnaires, d’employés et de citoyens et de chaires de recherche portant sur des pratiques émergentes. Le SCT devrait notamment s’assurer de poursuivre le développement de formations et d’outils concrets et adaptés auprès des organisations. Ceux-ci pourraient notamment être bonifiés afin de soutenir la mise en oeuvre d’un système de gestion de la performance et de ses principales composantes au sein des organisations. Il est également proposé que le SCT soutienne la mise en place d’une salle de pilotage gouvernementale virtuelle afin de canaliser les efforts vers l’atteinte des résultats pour les principales fonctions de l’État. La mise en place d’une salle de pilotage dans un ministère n’ayant pas la même portée qu’au niveau gouvernemental, les principes et les concepts qui sous-tendent le déploiement d’une telle approche devraient être adaptés à cette réalité. Le SCT pourrait également accompagner le déploiement graduel de salles de pilotage virtuelles au sein des organisations de façon adaptée à leur taille et leur contexte.
3. Innover et expérimenter : Des incubateurs de solutions innovantes seraient mis en place pour favoriser la concrétisation et l’expérimentation d’idées novatrices. De tels incubateurs favoriseraient la mise en oeuvre effective de pratiques de gestion en soutien à la GAR ainsi que la mise en place d’un système de gestion de la performance au sein des M/O. Les thèmes pourraient être identifiés à partir d’enjeux actuels soulevés par le forum des dirigeants et par les groupes consultatifs de gestionnaires, d’employés et de citoyens. De tels incubateurs pourraient être complémentaires aux cellules d’innovation, en cours de déploiement par le SCT, qui visent l’identification d’idées innovantes.
4. Habiliter : Afin de favoriser l’émergence d’une culture de gestion de la performance innovante, collaborative et agile, l’évolution régulière des référentiels de compétence et des programmes de formation à tous les niveaux s’avèrera nécessaire. De plus, la mise en place de communautés de pratique virtuelles serait pertinente afin d’assurer la diffusion des pratiques exemplaires.
Pour mettre en oeuvre ces propositions, le pôle d’expertise sur la GAR du SCT pourrait être mis à contribution. Les leviers proposés ci-dessus pourraient être intégrés au suivi du plan d’action de la présidente du Conseil du trésor pour optimiser l’application de la LAP. Sur le plan du financement, les M/O mettraient en commun les sommes requises afin d’assurer le fonctionnement du forum des dirigeants de la GAR et des incubateurs.
Le SCT étant déjà engagé avec certaines chaires et certains observatoires de recherche, les ressources financières associées pourraient être utilisées afin de cibler des travaux visant des pratiques émergentes en lien avec l’application de la GAR et la gestion de la performance.
Ainsi, au terme de ces travaux, il est recommandé que le pôle d’expertise de la GAR du SCT, coordonne la création d’un écosystème collaboratif de performance gouvernementale en misant sur les leviers préconisés visant à bonifier la gestion de la performance au sein de l’administration publique québécoise et les moyens associés.
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